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6000 BCE
Origen
En los inicios, la gestión documental ha existido desde hace miles de años.Las bibliotecas antiguas organizaban listados de documentos por carpetas y categorías (ej. La biblioteca del Vaticano todavía organiza sus documentos por categorías).
. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. -
Archivo nacional como una dependencia
La Secretaría de Interior y Relaciones Exteriores; hacia 1913 el gobierno colombiano preocupado por la preservación de los documentos, promueve la Ley 4ª llamada de ordenamiento del inventario de archivos, su arreglo y el acceso al público; la Ley 43 del mismo año promueve que se conserven ciertos documentos oficiales. -
Definición
es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valios. -
Caracteristicas
la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel. -
El uso del ordenador
en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC. -
Bases de datos
Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas. -
Su importancia
fue siempre una necesidad un problema para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc. -
Mas aspectos importantes
La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento. -
Uso de las tecnologías de información y comunicación
se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. -
Diversos sistemas de gestión documental
desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes. -
Siglo XXI
el avance de los formatos digitales en lugar de los documentos tradicionales, los documentos se visualizan ahora como registros y datos adjuntos que comprenden a información digital como (fotografías, imágenes, sonidos, correos, folletos, presentaciones, videos, y por supuesto documentos escritos "que se comprenden por cualquiera de los anteriores"). -
Inicio de las computadoras
en los inicios del sistema operative DOS, los documentos comenzarón a organizarse en diferentes discos "floppy disks" (de 5' 25" o 3' 5" pulgadas y con capacidad para 512Kb o 1024Kb) donde se etiquetaban manualmente y se guardaban en cajas tipo archivador para poder encontrar el disco apropiado según el documento que se necesitaba. -
Fichero
El nombre del fichero digital también intentaba relacionar el contenido del mismo, así se creaban documentos con el nombre NOMBRECLIENTE.FAC o NOMBRECLIENTE.CON según si el documento era una factura o un contrato. Con todo ello se conseguía un sistema de gestión documental rudimentario y que dependía mayoritariamente del trabajo manual de los usuarios responsables de la empresa. -
Automatización de procesos documentales
Son 4 los procesos documentales que se pueden automatizar en su empresa para mejorar el rendimiento del negocio y además reducir los costes operativos. Las empresas tienen clientes que demandan servicios o productos, y proveedores que facilitan el funcionamiento de la empresa/negocio. Estos 4 procesos cubren todas las fases documentales de su negocio, tanto en el apartado de comunicación con los clientes como en los procesos documentales con los proveedores. -
Facturas a Clientes: Automatización de procesos
Una solución apta tanto para pequeñas como grandes empresas. Puede ser implementada de forma inmediata o gracias a la posibilidad de convivencia entre el sistema tradicional postal y el electrónico (e-factura), y por lo tanto elegir el momento más adecuado para realizar la migración a factura electrónica en su totalidad. -
Pedidos de clientes: Automatización del proceso
Una solución que le permitirá reducir hasta en un 80% el tiempo empleado en procesar sus pedidos y reducir los costes en un 50%. Además proporciona otras interesantes ventajas: Evitar la perdida de pedidos.
Permite cumplir y mejorar los acuerdos de servicio (SLA).
Reducción casi total de errores durante el proceso.
Gestión de pedidos independientemente de su origen: fax, correo electrónico, papel, o EDI.
Seguimiento de pedidos en tiempo real, pedidos pendientes e incidencias. -
Factura de proveedores: Automatización del proceso
Los procesos manuales que se utilizan habitualmente son lentos, susceptibles de más errores y en ocasiones carecen del control deseado. Las consecuencia de esto podrían ser que no se procesen las facturas de proveedores a tiempo quedando las cuentas expuestas, reduciéndose o perdiendo descuentos y recibiendo algún tipo de sanción. La solución le permite crear un workflow electrónico donde introducir sus facturas de proveedores, verificarlas y aprobarlas sin intervención manual. -
Compras: Automatización del proceso de compras
Esta completa solución permite un mayor control y coordinación en todas las compras y permite prescindir del tradicional papel y de todos aquellos pasos que tenían que realizarse de forma manual. Gracias a esta solución su empresa agilizará y optimizará su ciclo de compras ahorrándose tiempo y dinero en todos aquellos pedidos y procesos de adquisición. Las ventajas de esta solución son numerosas, convirtiendola en una interesante opción para empresas que deseen mejorar su proceso de compra. -
Funciones de un archivo
debe cumplir tres funciones básicas:
Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
Guardar de manera ordenada el material reunido.
Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia -
Importancia de los archivos en una empresa
son muy importantes ya que representan su memoria, sin ellos sería imposible poder rescatar hechos pasados que servirían para corroborar situaciones o hechos que se hallan realizado en el giro ordinario de sus actividades económicas. Además permiten uniformidad en el manejo de la información de cualquier empresa, lo que permitirá la localización rápida de cualquier clase de documentos.
