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1 CE
Seguimiento
Desde que se genera o recibe un documento, hasta wue es eliminado o guardado para siempre. Saber dónde se encuentra el documento para facilitar su consulta cuando se necesite. -
2
Almacenamiento
Debe de existir unas condiciones de almacenamiento de la documentación que garanticen:
El espacio adecuado para el volumen de información a almacenar .
Que los responsables del mantenimiento del archivo realicen para evitar pérdidas de información.
La perfecta ordenación del archivo para facilitar la rapidez de actuación y la perfecta localización del documento. -
3
Conservación
Debe establecer un plan de conservación en el que se incluya:
El mantenimiento y control de las instalaciones en las que se encuentra el archivo.
Medidas preventivas para asegurar que la información almacenamiento está protegida en caso de incendio, robo, etc.
Disponer los recursos necesarios para evitar que usuarios no autorizados puedan acceder a la información. -
4
Consulta
Una de las funciones es posibilitar la consulta o préstamo de información allí almacenada.
Han de cumplirse una serie de fases:
1.El interesado deberá solicitarlo a través de un formulario de solicitud de préstamo
2.El personal encargado del archivo supervisará que el interesado tiene una autorización
3.Cuando se entrega la documentación al solicitante, éste anotará en el registro de préstamo y debe ser informado del plazo para devolver información prestada
4.Registrará la fecha de devolución -
5
Expurgo
La documentación que se genera tiene un periodo de conservación limitado.
Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar la información que no sea necesaria.
La ley define el expurgo como <<la destrucción física, por cualquier método, que garantice la imposibilidad de reconstrucción delos mismos y su superior>> -
6
Custodia
Proteger la confidencialidad de la información contenida en los documentos guardados:
Identificar información y contenido como confidencial
Restringir el acceso previamente autorizadas
Establecer claves de acceso a los sistemas que tengan información confidencial
Disponer de un buen antivirus actualizable para los archivos informáticos.
Hacer copias de documentación, deberán estar controladas
Disponer de cámaras de seguridad
Instalar sistemas de seguridad contra incendios
