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Ciclo de Deming
La mecánica del ciclo PDCA: planificar, hacer, verificar, actuar
El modelo del círculo de Deming se estructura en cuatro fases que conforman un proceso circular y repetitivo. -
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Planificar (plan)
Comienza con una fase de planificación: ¿qué problemas se han identificado y cuál es la mejor manera de resolverlos? Para ello, primero se determina la situación actual. A continuación, se describe el problema para poder determinar exactamente cómo debe lograrse el objetivo. En esta fase se incluye también la planificación concreta de los recursos necesarios. Aquí también se determinan tanto el estado actual como los recursos adicionales que serán necesarios. -
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Planificar (plan)
Comienza con una fase de planificación: ¿qué problemas se han identificado y cuál es la mejor manera de resolverlos? Para ello, primero se determina la situación actual. A continuación, se describe el problema para poder determinar exactamente cómo debe lograrse el objetivo. En esta fase se incluye también la planificación concreta de los recursos necesarios. Aquí también se determinan tanto el estado actual como los recursos adicionales que serán necesarios. -
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Continuación de la planificación
Finalmente, el equipo también tiene que ponerse de acuerdo sobre los factores de éxito. ¿Qué debe suceder para que el cambio se considere completado con éxito? Solo si se han definido los objetivos de forma concreta se puede medir también si se ha logrado un resultado aceptable. Esto también incluye la elección de metas que sean realistas y alcanzables. No tiene sentido definir éxitos utópicos que no pueden lograrse en un plazo razonable y con un esfuerzo justificable. -
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Implementación
Después de la planificación, comienza la fase de implementación. El equipo o el individuo ahora tiene que poner en marcha lo que ha planeado en la primera fase. Lo mejor aquí es proceder con pasos pequeños y cuestionar la implementación una y otra vez. De este modo, nos podemos asegurar de no perder el control durante la implementación y de que nos ceñimos al plan. -
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Continuación de la implementación
En la práctica, también se ha comprobado con éxito que el proceso de cambio solo se puede probar a pequeña escala, por ejemplo, primero en un producto y no en toda la gama de productos, o en un departamento en vez de en toda la empresa.
En definitiva, este segundo paso también puede considerarse como una fase de prueba. -
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Doble–Continuación
El tiempo empleado en la puesta en marcha de esta fase se utiliza también para aprender: el hecho de que algo haya sido planificado correctamente no significa que tenga que funcionar en la práctica. La experiencia adquirida en la fase hacer conduce directamente a la tercera fase. -
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Verificación (revisión)
Durante la revisión (o verificación), los resultados obtenidos se comparan con los objetivos definidos. En esta fase se mira críticamente lo que funcionó bien y lo que no resultó como se esperaba. Es importante examinar objetivamente el plan y su aplicación. Los problemas de la fase de implementación no deben ser vistos como fracasos, sino como oportunidades para aprender de ellos, ya que para eso está pensada esta fase. -
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Continuación de la verificación
La fase de verificación no solo resume, sino que también analiza: ¿por qué no fue todo según lo planeado? Una vez se haya descubierto cómo surgieron los problemas, será sencillo cambiar el plan y lograr mejores resultados la próxima vez. -
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Actuar
Una vez se conocen los problemas y se han identificado las causas, el plan puede reajustarse e implementarse definitivamente. Mientras que la fase hacer sirvió de prueba y se llevó a cabo a pequeña escala, el cuarto paso comprende un panorama más general. Según la estructura en la que utilices el ciclo PDCA, podrás ampliar su aplicación. -
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Continuación del Actuar
Una vez completada la fase actuar, el nuevo estado de la implementación se considerará estándar. Este nivel de calidad ya no debe abandonarse. Por lo tanto, también se debe instalar una forma de control. Siempre puedes cuestionarte la implementación llevada a cabo y asegurarte de que no se repiten los viejos patrones de errores. También otra persona (un tutor, un supervisor, etc.) puede hacerse cargo de esta función de control.