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GESSTION DOCUMENTAL
Historia de los Archivos Estos se crearon primeramente por razones de tipo económico-religioso, cuando el hombre comprendió la necesidad de guardar memoria de los actos relacionados con sus actividades agrícolas o comerciales. -
ORGANIZACION DE ARCHIVOS
España dictó para América una legislación sobre archivos en la ordenanza de Carlos V en 1530, que regulaba la información de los cabildos municipales. Del mismo modo se legisló sobre los archivos de las caja reales, tribunales de cuentas consulados, y virreinatos .La iglesia organizó, a la vez, sus propios archivos, en los obispados, cabildos catedralicos y parroquias. -
ARCHIVISTICA
El manejo de los fondos, no es tarea fácil, se necesita mucho para que los documentos pasen de manera regular y eficaz de las oficinas administrativas donde son producidos a las instituciones de archivos donde deben ser conservados. El papel del archivista en el proceso de creación de los documentos y su lugar en comparación a las personas y organismos que producen o conservan los archivos, se convierte por lo tanto en uno de los temas mayores de la archivística. -
ORGANIZACION DE ARCHIVOS
La elaboración progresiva en cada país de leyes y de reglamentos que obliguen las administraciones a tener cuenta, luego de la producción de los documentos, de la vocación de ciertos de entre ellos a volver a los archivos y someter las destrucciones de los documentos al acuerdo de los archivistas. • La definición del lugar de las instituciones de archivos en la administración y en la sociedad que es muy variable según el país. • -
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
El Archivo Nacional de Colombia, es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional . Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos. Su sede es en Bogotá Alberga documentación histórica que data desde1541 hasta 1991, como Constituciones políticas, escrituras notariales, procesos judiciales coloniales, cartas de grandes personajes como Simón Bolívar, mapas antiguos de la Nueva Granada, etc. -
COMIENZOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL
La archivística o archivología, en algunos países archivonomía (término no reconocido aún por la RAE) es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada. -
LA ARCHIVISTICA
La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dichainformación y el uso que le será dado, y aunque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes -
GESTION DOCUMENTAL
Decreto 2578, D. 2693 de 2012 y 2609 de 2012, Acuerdo 4 y 5 de 2013, Anexos
Seguimiento al Programa de Gestión Documental
Inventario documental
Tablas de Retención y Valoración Documental, su aprobación y aplicación
Conformación unidad de correspondencia
Manejo del expediente electrónico para entidades públicas A. 002 de 2014 -
PLAN DE GESTION DOCUMENTAL
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información media -
EVOLUCION DE LA GESTION DOCUMENTAL
Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados -
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
“Yo la había dejado por aquí”, repite con angustia la secretaria al tiempo que sus manos pasan en volandas sobre el escritorio, levantando carpetas, pisapapeles, el pastelillo de la media mañana, el vaso de agua, el tarrito que contiene los lapiceros… “Ya va jefe, ya se la llevo”, reitera, mientras su columna vertebral describe un arco a punto de partirse cuando se inclina para buscar la extraviada cotización en la gaveta baja del escritorio.
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