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Jan 1, 1567
Decreto Del Uso De La Gestion Documental
la referencia mas antigua de la historia de la gestion documental, fue oficial del reino de granada. se buscaba la imitigacion del riesgo de perdida de informacion valiosa. -
ventajas de los archivos documentales
*ahorro de tiempo
*independencia
*es totalmente gratuita
*reconocimiento social -
desventajas de los archivos documentales
*sedentarismo y plagio
*perdida de autonomia
*tiene menos funciones por decir no tiene, offline etc -
concepto de archivo
archivo es aquello que se usa para guardar ordenadamente documentos : esta el archivo local que se refiere a aquel en el que se custodian documentos publicos o particulares. -
El registro
basicamente es el control de todos los documentos que entren o salga en las diferente estapas de registro de la entidad. -
clases de registro
registro unico:es como por decir un libro para los distintos usuarios o contenidos
resgistro multiple: un libro por cada departamento de una misma entidad correspondiente. -
caracteristicas del programa de gestion documental
una de las principales caracteristicas es: la seguridad, la disponibilidad y acceso,disñeo y funcionamiento, adicion de contenidos y conformidad, etc. -
desventajas del programa de gestion de documentos
*la principal desventaja es el sistema economico osea que se puede gastar mucho dinero en ello
*cualquier tipo d epersona puede acceder a este servidor
*se corre el riesgo de violar alguna ley de la cual el usuario no ha sido enterado -
ventajas del programa d egestion documental
*es bueno a la hora de consultar cualquier tipo de documento
*acceso isntantaneo a tod ala docuemntacion
*elimina cualquier tipo de despalzamiento
*se evita la perdida de documentos importantes
*multiplipa cualquier tipo de documento disponible -
importancia de los archivos
es muy importante para una empresa gracias a que sus ventjas son muy valiosas porque aportan en el sentido de que todos los documentos d ela empresa esten controlados y centralizados. -
que significa archivo
es aquel tipo de elementos o carpeta donde se guarda ordenadamente cualquier tipo de informacion ya sea online o en hoja. -
tipos de archivos
archivo de gestion: son los que permanecen en oficina y estan en tramites mientras cumplen su funcion, para asi pasar a otra fase archivo central: son aquellos que despues de haber cumplido su mision son trasladados a un deposito para asi ser conservados por un lapso de tiempo predeterminado. archivo historico: son los documentos que reflejan la memoria, con el fin de fenerar en el futuro informacion. -
nuevo reglamento del sistema de gestion documental
resolucion no. 004375 aclara que la ley 594 de 1999 determina y establece el acceso y uso de los mensajes de datos, como , comercio electronico,firmas digitales y se establecen tambien las entidades de certificacion -
beneficios de la gestion documental
en esta parte hablo de los beneficios que nos brinda la gestion documental, en la actualidad por eso coloque la fecha en la que estamos, la gestion documental impide plagiar las tareas, tambien nos ayuda a reducir el tiempo que se tarda en la busqueda de informacion interna de la organizacion. -
concepto de gestion documental
cumple con la obligacion que poseen las entidades publicas y privadas realizan funciones publicas, en elaborar programas de getsion de documentos , indistintamente del soporte en que produzca la informacion. -
objetivos del programa de gestion documental
objetivo general: realiza ordenadamente el programa de gestion documental para dirigir la entidades y que la implantacion sea mas eficiente -
definicion de recepcion de documentos
es un grupo de operaciones de demostracion y control que debe haber dentro de una institucion para la admision de respectivos documentos que en este caso serian remitidos a una persona natural o juridica. -
funciones del programa de gestion documental
*recobra la informacion
* tiene un tiempo determinado para los documentos a la hora de guardarse
*elimina lo que ya no sirve -
Normatividad De La Gestion Documental
el consejo directivo general de la nacion dice que ,la ley 594 de 2000 articulo 11, estable la imposicion de la configuracion de los archivos publicos , creacion ,preservacion y control de los archivos.
tambien dice que el articulo 36de la ley 1437de 2011, constituye las cndiciones que debe reunirse en un espediente para su formacion , organizacion y acceso. -
obejetivo d elos archivos documentales
*cumple con el funcionamiento de la administracion que posee cada derecho de los ciudadanos
*controla actividades especificas que afectan a la creacion y distribucion d elos documentos.
