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1 CE
SEGUIMIENTO
Desde que se genera o recibe un documento, hasta que es eliminado o guardado para siempre, pasa por una serie de fases.
En todo momento se debe saber dónde se encuentra el documento para facilitar su consulta cuando se necesite, es importante cumplir las normas que se dicten para gestionar y mantener el archivo -
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ALMACENAMIENTO
Debe de existir unas condiciones de almacenamiento de la documentación que garantice:
- El espacio adecuado para el volumen de información a almacenar.
- Que los responsables del mantenimiento del archivo realicen su labor de forma sistemática, para evitar pérdidas de información.
- La perfecta ordenación del archivo para facilitar la rapidez de actuación y la perfecta localización del documento. -
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CONSERVACIÓN
La documentación debe de tener un plan de conservación:
- Mantenimiento y control de las instalaciones en las que se encuentra el archivo.
- Medidas preventivas para asegurar que la información almacenada está protegida en caso de incendio,robo, inundaciones...
- Disponer de recursos necesarios para evitar que usuarios no autorizados puedan acceder a la información. -
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CONSULTA
Una de las funciones fundamentales del archivo es posibilitar la consulta o préstamo de información almacenada.
Para que esta operación sea considerada debe cumplirse unas serie de pasos:
1º El interesado en consultar debe solicitar un formulario de solicitud de préstamo.
2º El encargado supervisará que el interesado tiene autorización para realizar la consulta, y en caso afirmativo prepara la documentación
3º Cuando se entrega, él solicitante anota el registro de préstamo, plazo de entrega ect. -
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EXPURGO
La mayoría de la documentación que se genera tiene un periodo de conservación limitado. Hay documentos que deben conservarse durante un tiempo determinado por ley, hoy otros que que su vida se limita a su utilidad.
Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar la información que no sea necesaria.
La ley define a expurgo como <<la destrucción física>> , a cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos. -
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CUSTODIA
Las entidades tienen la obligación de mantener protegida la confidencialidad de la información en documentos guardados.
- Identificar la información y su contenido como confidencial.
- Restringir el acceso exclusivamente a las personas autorizadas.
- Establecer claves de acceso a los sistemas informáticos confidenciales.
- Dispones de antivirus, con el propósito de evitar destrucción de documentos y acceso a personas no autorizadas.
- Hacer copias de seguridad.
- Cámaras de seguridad, controla