archivo y comunicación timeline.

.Desde que se genera o recibe un documento, hasta que es eliminado o guardado para siempre , pasa por una serie de fases, que determina su vida útil. Se debe saber dónde se encuentra el documento para facilitar su consulta cuando se necesite.

Deben existir unas condiciones de almacenamiento de la documentación que garanticen:
El espacio adecuado para el volumen de información a almacenar.
Que los responsables del mantenimiento del archivo realicen su labor de forma sistemática, para evitar pérdidas de información.
La perfecta ordenación del archivo para facilitar la rapidez d actuación y la perfecta localización del documento.

Debe establecer un plan de conversación en el que se incluye:
El mantenimiento y control de las instalaciones.
La adopción de medidas preventivas para asegurar que la información almacenada está protegida en caso de incendio,robo,inundaciones,etc

Una de las funciones fundamentales del archivo es posibilitar la consulta o préstamos de información allí almacenada
Para que esta operación sea considerada segura han de cumplirse una serie:
Formulario de solicitud
Autorización
Anotará en el registro de préstamo sus datos, debiendo ser informado del plazo que tiene para devolver la información prestada
Fecha de devolución

Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar la información que no sea necesaria, a esta operación se le denomina expurgo de la documentación

Las entidades tienen la obligación de proteger la confidencialidad de la información contenida en los documentos guardados. Algunas de estas medidas son:
Identificar la información y contenido como confidencial
Restringir el acceso
Establecer claves de acceso
Disponer de un buen sistema de antivirus
Si se tuvieran que hacer copias de documentación, estas deberán estar controladas
Disponer de cámaras de seguridad
Instalar sistemas de seguridad contra incendios

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