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RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE CORREOS ELECTRONICOS INSTITUCIONALES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL
-Promover la debida organización y conservación de los correos electrónicos institucionales.
-Los correos electrónicos de archivo y sus documentos adjuntos se consideran documentos e información.
-Cada cuenta de correo electrónico institucional debe tener identificado al servidor público responsable de la misma.
-Podrán organizarse de acuerdo al cuadro general de clasificación.
-Se conservaran en los medios electrónicos disponibles
-Información clasificada
-Versiones Públicas -
LA LEY DE FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA
-Producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa.
Deberá cumplir:
*Equivalencia Funcional
*Autenticidad
*Integridad
*Neutralidad Tecnológica
*No Repudio
*Confidencialidad
Deberá contar con:
+Certificado digital vigente
+Clave privada
El certificado contendrá:
ºNum. serie
ºAutoridad
ºAlgoritmo de firma
ºVigencia
ºTitular
ºemail
ºCURP
ºClave privada
ºotros -
LEY FEDERAL DE ARCHIVOS
Última reforma publicada DOF 19-01-2018
-Coordinar con el área de TI para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos.
-Coordinar con el área de TI las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.
-Deberán instrumentar sistemas automatizados para la gestión
documental.
-Desarrollar sistemas para la creación, mantenimiento y preservación. -
DECRETO...PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
Capítulo VI: Modernización de la Administración Pública a través del uso de tecnologías de información y comunicación
-programas de optimización, sistematización y digitalización de sus procesos administrativos
-Adoptar las políticas correspondientes a la estrategia digital, para ofrecer servicios gubernamentales transparentes y de mayor calidad, con interoperabilidad entre dependencias a través de conexiones rápidas y seguras, y
-Política de estrategia digital nacional -
REGLAMENTO DE LA LEY DE FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA
-La impresión de los Documentos Electrónicos contendrá una cadena de caracteres asociados al Documento Electrónico original de que se trate, y en su caso, al sello digital que permita comprobar la autenticidad de su contenido.
-La Clave Privada deberá ser resguardada y controlada por el titular del Certificado Digital, en un Medio Electrónico.
-Autoridades Certificadoras incluirán en su Página Web servicios digitales y proporcionarán medios de acceso -
LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
-Criterios para la sistematización de los archivos
-El Sistema Institucional de Archivos
-De la Gestión documental
-De los documentos de archivo electrónicos
*Garantizar que posean las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, con la finalidad de que gocen de la validez y eficacia de un documento original.
-De la Preservación digital y la cadena de custodia
-De las políticas de digitalización
-De los correos electrónicos
-La seguridad de la información -
DISPOSICIONES GENERALES DE LA LEY DE FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA
*Establecer los requisitos, características, estándares y mecanismos tecnológicos que deberán cumplir.
*Estructura de los certificados.
*Requerimientos técnicos mínimos para el firmado de documentos electrónicos.
*Conservación de los mensajes de datos y de los documentos electrónicos con firma electrónica avanzada.
*Medidas y controles de seguridad Autoridades Certificadoras
*Destino de registros y archivo Autoridades suspendidas
*Servicio de consulta del estado de los certificados -
NORMA Oficial Mexicana NOM151SCFI2016, Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos
- Requisitos a cumplir los comerciantes en la digitalización de toda o parte de la documentación relacionada con sus negocios en soporte papel a un mensaje de datos, conforme a lo establecido en el Código de comercio.
- Constancia de conservación de mensajes de datos.
- Sello digital de tiempo.
- Requisitos mínimos para la digitalización:
- Niveles de calidad
- Condiciones técnicas
- Estándares
- Cotejo de la digitalización
- Constancias de conservación
- Destrucción del documento físico
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LEY GENERAL DE ARCHIVOS
CAPÍTULO IX
-Se deberá contemplar para la gestión documental electrónica la incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad.
-Procedimientos para la generación, administración, uso, control y migración de formatos electrónicos, así como planes de preservación y conservación de largo plazo
-Medidas de organización, técnicas y tecnológicas que garanticen la recuperación y preservación
-Implementar sistemas automatizados -
CRITERIOS TÉCNICOS QUE DEBERÁN OBSERVAR PARA LA EMISIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE DERIVEN DE UN TRÁMITE O SERVICIO DIGITAL
-Identificador Electrónico
-Servidor Público que lo emite
-Lugar, fecha y hora de emisión
-CURP en caso de personas físicas; RFC para personas morales
-Firma electrónica avanzada del servidor público competente
-Cadena origina
-Sello digital
-Mecanismos de validación (QR y sitio web)
-Fundamento legal
-La leyenda con el fundamento
