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Period: to
CONVENCIÓN PROFARMA-BACHE
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ROSE
Realizar viajes de inspección a las sedes preseleccionadas
Revisar cotizaciones de recinto, hoteles, transportación, alimentos y bebidas
Analizar viajes y cotizaciones.
Determinar los comités que el responsable del evento va a coordinar.
Estudio de presupuestos.
Reunión con comité organizador para elección ponentes. -
ASMAE
Definir la imagen general del evento (logo, papelería y programa de producción)
-Establecer necesidades de equipo de apoyo: equipo audio visual, decoración, atenciones, souvenirs, fotografía, filmación, grabación de videos y memorias del evento, iluminación, escenografía, mamparas, tarimas, edecanes, traducción, módulos de recepción e información, sala de prensa y organizador, publicidad, traducción simultánea, impresos, mensajería, mobiliario. -
MARY
Diseñar la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, telemarketing, revistas especializadas, envío mailing masivo con invitaciones aa clientes y ponentes,prensa, productos promocionales, etc.)
-Definir plan de medios de promoción (calendarización)
-Diseñar la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, telemarketing, revistas especializadas, radio, televisión, prensa, productos promocionales, etc.)
-Definir plan de medios de promoción (calendarización) -
ROSE
Elección recinto del evento : convención, ponencia y catering
Confirmación de reserva con Hotel
Firma contrato
revisión factura pro forma
estudio de pagos del evento
Reunión con comité organizador
Reunión con comité de Honor -
MARY
• Preparar paquetes de información para participantes registrados
• Primera junta con el recinto para la revisión de la logística del evento
• Labor de telemarketing para quienes no se han registrado -
ROSE
• Elaborar el plan de transporte y hospedaje para los asistentes y sus acompañantes
• Negociación con hoteles, recinto y transportación
• Definición de la fecha del evento, así como tiempos de montaje y desmontaje
• Revisión de presupuesto -
ASMAE
Programación de eventos especiales (cena de gala, brindis, inauguración, etc.)
• Requerimientos adicionales: leyendas, mantas, señalización, gafetes, etc.)
• Confirmar el tipo de montaje de las salas con el recinto
• Verificar avance de materiales impresos -
ROSE
• Cerrar cuentas con alimentos y bebidas
• Junta final para revisión de la logística con el recinto: horarios y fechas del montaje y desmontaje, vigilancia, limpieza, requisitos de teléfonos y faxes, servicios de copiado, apoyo en escenografía, señalización, estacionamiento, ubicación del área de registro, requerimientos para la inauguración, área de invitados especiales, proveedores oficiales, etc. -
ASMAE
• Presentación del evento en medios y a clientes potenciales : PUBLICIDAD MASIVA -
MARY
• Junta final para revisión de la logística con el recinto: horarios y fechas del montaje y desmontaje, vigilancia, limpieza, requisitos de teléfonos y faxes, servicios de copiado, apoyo en escenografía, señalización, estacionamiento, ubicación del área de registro, requerimientos para la inauguración, área de invitados especiales, proveedores oficiales, etc.
• Confirmación de programa de acompañantes
