Calendrier Pédagogique - Secrétariat MIR

By Celia0004

  • Installation NAS MIR

    Il faut que tu aies accès au NAS MIR (tu as reçu la procédure par mail le 16/05/24 de Mélissa Crasnier (DirTIMP - ex-Cellule Projets).

  • Point sur les droits APOGEE-SAGHE-HYPERPLANNING

    Bonjour Marie, pour information, tu as désormais les même accès que moi sur APOGEE (Droits "Référent APOGEE"), SAGHE (gestionnaire de l'UFR Sciences et Tech.) et HYPERPLANNING (tu peux désormais réserver directement la salle M112 (MIR)).

  • Point accès site web MIR et gestion

    Site web MIR : https://www.master-mir.eu/
    Pour faire des modifs., publier, il faut demander à Aude Betschy de te donner accès (les accès sont personnels). Elle a dû t'écrire par mail. Le lien de connexion est le suivant : https://www.master-mir.eu/wp-login.php
    Ricard sait normalement comment le modifier et tu as un récap de formation faite avec Aude sous NAS ici: "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Passation\Gestion site web MIR"

  • Point accès adresses mail/alias MIR

    Marie, tu as désormais accès aux adresses mails/alias ci-dessous (cf. DSIUN) :

  • Gestion/modération des listes de diffusion étudiantes et partenaires

    Nous avons 5 listes de diffusion : 1 liste par promotion étudiante et 1 liste pour les partenaires :
    intake-1-mir-students@listes.univ-tln.fr (promo 1 - 2021/2023)
    intake-2-mir-students@listes.univ-tln.fr (promo 2 - 2022/2024)
    intake-3-mir-students@listes.univ-tln.fr (promo 3 - 2023/2025)
    intake-4-mir-students@listes.univ-tln.fr (promo 4 - 2024/2026)
    mir-associate-partner-contacts@listes.univ-tln.fr
    Pour chaque liste tu es désormais modératrice et gestionnaire (modif/suppression contacts).
  • Period: to

    APOGEE - Saisie notes semestre 2 2023/2024 des M1 ISC-MIR promo 3 1/2

    Saisir les notes du semestre 2 2023-2024 pour la promo 3 (M1 ISC-MIR) dans APOGEE. cf. codes cours dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\APOGEE\Arborescences - Structure des enseignements\2023-2024". DEADLINE RENDU DES NOTES : 23/06/2024. Si nécessaire, relance enseignants, cf. tableau suivi des heures d'enseignements dans "Erasmus Mundus MIR\MIR human resources\SAGHE - Suivi heures enseignement", onglet 2023-2024.
  • Period: to

    EMPLOI DU TEMPS SEMESTRE 1 24/25

    A partir du fichier "Suivi heures enseignement M1 MIR 2024-2025" disponible sous le NAS MIR dans "MIR human resources\SAGHE - Suivi heures enseignement", contacter les intervenants et créer l'EDT sur HP. Important:
    - MUTUALISATIONS
    - Les jeudi après-midi sont libres
    - Congés
    - Pas de cours avant 14h30 le vendredi après-midi
    - créneaux de FLE (cf. nouvel enseignante)
    - 15min de pause si changement de bâtiment
    - 15min de pause au milieu d'un cours à partir de 3h
    CONTACT: Ingrid Descarega - SeaTech

  • Prévoir semaine d'intégration entre le 02/09/24 et le 13/09/24 avec les collègues 3/3

    Cf. collègues pour prévoir rdv labos, pique-nique, réunion de bienvenue avec les collègues du MIR, stages de FLE, distribution de goodies avec la DRI, etc. cf. PROGRAMME 2023 sous NAS dans : "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Induction week".

  • Prévoir semaine d'intégration entre le 02/09/24 et le 13/09/24 avec les collègues 2/3

    Suite, points à aborder avec les étudiants :
    SOS Médecin, hôpital à proximité, numéros d’urgence, calendrier du master : vacances, horaires, jeudi aprem libre, rappel validation visa ou demande titre de jour, couverture médicale assurée par April International, Réseau Mistral, carte Zou, Sncf connect/Ouigo, règlementation MIR – note 10/20 toutes les ECUEs, activités culturelles, sorties à 1 euro, club de robotique, clubs à SeaTech, date approximative Symposium MIR 2025 et lieu (Norvège ?).

  • Prévoir semaine d'intégration entre le 02/09/24 et le 13/09/24 avec les collègues 1/3

    Prévoir rdv admin. individuels avec la promo 4 (cf. tâche du 02 au 06/09). Tu peux utiliser le site CALENDLY.COM pour que les étudiants prennent directement les rdv avec toi. Prévoir aussi une réunion d'information avec l'ensemble des étudiants que tu présenterai (X points à aborder : DRI, SUAPS, centre de santé UTLN , rdv psy, convocation médicale pour les étudiants internationaux au centre de santé UTLN, Médecin généraliste et spécialistes en france, Doctoblib, ... cf. partie 2/3

  • SAGHE 2023/2024 - Passer en réalisé les lignes du tutorat du S2

    En fonction des attestation de tutorat du semestre 2 signées collectées papier ou reçues par mail, passer les lignes de services en réalisées dans SAGHE 2023-2024 dans "Plan de formation", "UFR Science et Tech.", "Enseignement", "M1 Eng Complex MIR (K5MIR4:800)", cours "(K5IR81UD) UE21 Transversal skills 2 - (K5IR814D) Student tutoring 2". DATE LIMITE DE PASSAGE EN REALISE : 26/06/2024 (cf. mail Anthony Mathieu aux gestionnaires SAGHE du 24/05/24).

  • INSURANCE - Contacter APRIL INTERNATIONAL

    Compléter le tableau "Tableau adhérents - Loader 2024 - JUIN 2024" dans le NAS "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Assurance" avec les informations des nouveaux étudiants. L'envoyer à April International à groupinsurance.expat@april-international.com avec Hafsia.DURAND@april.com en copie (Mme Durand est notre contact privilégié chez APRIL INTERNATIONAL) et leur demander l'envoi des attestations d'assurance et du « Welcome PACK » aux étudiants.

  • SAGHE 24/25 - Recrutement des vacataires/suivi des dossiers

    SAGHE 24/25 : Cf. fichier "Suivi heures enseignement M1 MIR 2024-2025" (NAS MIR : "MIR human resources\SAGHE - Suivi heures enseignement") : ajout de nouveaux formateurs si besoin, recrutement, suivi et vérification administrative des dossiers des vacataires ou doctorants contractuels, envoi des actes aux intervenant puis à Brigitte Aguillon pour les RH.

    Si passage en Cacr nécessaire, cf. Brigitte.
    Si besoin, contacter les RH à personnel-biatss@univ-tln.fr ou personnel-enseignant@univ-tln.fr.

  • REGISTRATION PROMO 4 - Pré-inscription administratives 1/2

    1°) Contacter Claire Nonjon pour reconfirmer les modalités de pré-inscription admin.
    En 2023/2024, j'envoyais un mail à la nouvelle promo MIR en leur demandant les docs suivants :
    - Fiche de traitement des données complétées et signée en français (envoyer aux étudiants la version en anglais pour compréhension - Cf. NAS "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 4 - 2024-2026\REGISTRATION 2024-2025")
    - Photo ID numérique RECENTE
    - Attestation CVEC
    Cf. exemple mail dans NAS.

  • Mails étudiants promo 4 pour update visa/logement, régimes alimentaires et taille pour sweat MIR

    Envoyer à la promo 4 un mail avec le lien du questionnaire de pré-arrivée à l'UTLN avec date limite de réponse au 01/07/24.
    Lien du questionnaire : https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdQpWge3AI8ejjYVDPWqUi0nmedD-Au5f-stdRal50KEIdhVg/viewform?usp=sf_link
    Lien pour voir les réponses : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1YL7fMmyPvlI9s52vsgW6BYy3IHB2_FrYKKb8YwB_sWI/edit?usp=sharing

  • APOGEE - Saisie notes semestre 2 2023/2024 des M1 ISC-MIR promo 3 2/2

    Ranger fichiers de notes reçus par mail dans le NAS sous "Eramus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Notes\Intake 3 - 2023-2024\Semestre 2".
  • Period: to

    APOGEE - Edition PV de jury de délivrance M1 ISC-MIR 2023/2024

    Une fois toutes les notes du S2- 2023/2024 de la promo 3 saisies, éditer le PV de jury de délivrance M1 ISC-MIR 2023/2024 et l'imprimer en A3 pour Vincent Hugel (président du jury). Le jury devrait avoir lieu la 1ère semaine de juillet 2024, à confirmer avec Vincent. Si besoin, contacter Agnès Moscardini pour l'édition du PV. Cf. maquette PV 2023-2024 dans le NAS sous "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\APOGEE\Maquette PV de jury".

  • TRAITER MAILS PROMO 4 CONCERNANT LES DEMANDES DE VISA

    TRAITER MAILS PROMO 4 CONCERNANT LES VISA ET CONTACTER LES CAMPUS FRANCE, INSTITUTS FRANCAIS, CONSULATS OU AMBASSADES FRANCAISE (CF. REPERTOIRE) pour signaler que nous attention bien les étudiants (avec en pièce-jointe la lettre d'admission finale ou la convention étudiante (dispo dans les dossiers perso des étudiants dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 4 - 2024-2026").

  • SAGHE 24/25 - SAISIE DES HEURES D'ENSEIGNEMENT

    A partir du fichier "Suivi heures enseignement M1 MIR 2024-2025" disponible sous le NAS MIR dans "MIR human resources\SAGHE - Suivi heures enseignement", saisir en "prévisionnel" les heures d’enseignement 2024-2025 (attention aux heures de cours mutualisées - Tu dois pouvoir récupérer les lignes saisies en 23/24 mais je n'ai jamais fait la manip. Tu peux demander à Brigitte Aguillon de t'y aider. cf. AGUILLON Brigitte pour les heures mutualisées avec l’UFR Sciences et Tech.).

  • REGISTRATION PROMO 4 - Pré-inscription administrative promo 4 2/2

    Une fois les documents reçus par les étudiants, MAJ la tableau Excel dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 4 - 2024-2026\REGISTRATION 2024-2025" et l'envoyer à Claire avec les pièces :
    - Fiche de traitement des données (FR)
    - Photo ID numérique
    - Copie passeports
    - CVEC
    Attention, on ne préinscrira les étudiants autofinancés qu'une fois le 2nd paiement reçu avant le 02/09/2024 (correspondant au paiement des frais du Master pour le semestre 2 2024/2025).

  • APOGEE - Edition relevés de notes 2023-2024 - M1 ISC-MIR promo 3

    A la suite du jury de délivrance du M1 ISC-MIR (2023/2024) organisé en juillet 2024, mettre à jour les éventuels ajout de point du jury pour la promo 3 puis dans le menu "Délibération", "avancement délib.", saisir "T" aux sessions 1 et 2 de la Version de Diplôme. Il faudra ensuite éditer les relevés de notes dans "Documentation", "Edition de relevé et PV individuel" (modèle relevé de notes n°5 pour les étudiants et modèle n°6 (sans ECUEs) pour les universités partenaires).

  • MAIL ETUDIANTS PROMO 4 - FERMETURE ESTIVALE

    Envoyer un mail à la promo 4 pour leur rappeler les démarches à effectuer avant la rentrée et leur indiquer la fermeture estivale à venir. Voir mail "EMJMD MIR - Next steps" envoyé à la promo 3 via l'adresse mir1@ le 7/07/2023 (copie pdf du mail disponible sous NAS dans : "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 4 - 2024-2026"), à adapter/modifier avant envoi.

  • DIPLOME MAITRISE - Editer "Liste des résultats" dans APOGEE et demander les attestations de réussite

    A la suite du jury et de l'édition des relevés de notes 2023/2024 de la promo 3, éditer la "liste de résultats dans APOGEE dans "Résultats", "Administration", "Edition de la liste des résultats". Envoyer à jury@univ-tln.fr la copie du PV de jury avec la liste de résultat en PJ et demander "les attestations de réussite au diplôme Maîtrise M1 ISC-MIR (code APOGEE VDI : [K5ISC-804]) en version PDF uniquement.

  • Edition lettres d'admission finale Etudiants Boursiers en 2ème année pour la promo 3 1/3

    A partir du fichier "EMJMD MIR Final admission letter to year 2" dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 3 - 2023-2025\M2", effectuer un publipostage pour éditer les lettres individuelles d'admission finale en 2ème année pour la promo 3. Pour cela, ouvrir le fichier word, bien mettre à jour la date du jour et aller dans l'onglet "PUBLIPOSTAGE", puis "Démarrer la fusion...", "ASSISTAN FUSION et PUBLIPOSTAGE pas à pas" et suivre les instructions dans la barre verticale à droite (cf. part 2).

  • Edition lettres d'admission finale Etudiants Boursiers en 2ème année pour la promo 3 3/3

    J'ai tout paramétré dans cette section, tu n'as normalement rien à changer et tu dois cliquer sur "suivante : aperçu de vos lettres", puis "fin de la fusion" puis "imprimer", "tous". Une fois le fichier PDF enregistré dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 3 - 2023-2025\M2\Final admission letter to year 2", il faudra découper le PDF dans ADOBE (dans "organiser les pages", "fractionner"...) et renommer chaque document. Il faudra faire des même pour les étudiants "programme".

  • Edition lettres d'admission finale Etudiants Boursiers en 2ème année pour la promo 3 2/3

    Sélectionner "Lettres" et cliquer sur "suivante : document de base", puis "utiliser de le document actuel" et cliquer sur "suivante : sélection des destinataires", puis "utilisation d'une liste existante", "parcourir" et rechercher le TABLEAU INTAKE 3. Sélectionner l'onglet "Partner country" (il faudra ensuite faire de même pour l'onglet programme). Décocher tout et cocher seulement les lignes des étudiants de la promo 3. Puis cliquer sur "Ecriture de votre lettre".

  • Edition lettres d'admission finale Etudiants AUTOFINANCES en 2ème année pour la promo 3

    Il faudra suivre les mêmes instructions que pour les boursiers mais en utilisant un autre document : "SELF-FINANCED STUDENT - EMJMD MIR Final admission letter to year 2" dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 3 - 2023-2025\M2\Final admission letter to year 2" et en sélectionnant l'onglet "self-financed student" en tant que destinataires dans le publipostage. Bien mettre à jour la date du jour.

  • MAIL ETUDIANTS PROMO 3 (RN + Attestation de réussite + attestation d'admission en M2 MIR)

    Une fois les attestations de réussite au M1 reçues, les RN et les lettres d'admission en M2 éditées, les envoyer par mail individuels à la promo 3 avec deux documents génériques en anglais disponibles ici : "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 3 - 2023-2025\M1 RESULTS" en précisant bien que ces documents ne sont pas des traductions officielles mais un modèle pour qu'ils comprennent leur relevé de note et leur attestation de réussite en français.

  • ENVOI RN NOTES (sans ECUES) et ADMISSION LETTERS de la promo 3 aux partenaires (UJI, NTNU et IST)

    Envoyer aux partenaires les RN sans ECUEs + lettre admissions finales en M2 des étudiants concernés (cf. listes étudiants par partenaires dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 3 - 2023-2025\M2"). N'hésite pas à utiliser "File Senders". UJI : Josefa Ramos jestall@uji.es avec Pedro Sanz en cc sanzp@uji.es
    IST : Bruno ou Rossela erasmusmundus@tecnico.ulisboa.pt avec Pedro Batista en cc pbatista@isr.tecnico.ulisboa.pt NTNU : Andreas Noteng andreas.noteng@ntnu.no avec Martin Ludvigsen en cc

  • ENVOYER EMAIL ETUDIANT PROMO 4 AVEC PROGRAMME SEMAINES D'INTEGRATION ET RDV ADMIN INDIVIDUEL + DONNER ACCES AU PLANNING PROVISOIRE SUR HP

    Pour les RDV individuels avec toi, tu peux utiliser le site CALENDLY.COM pour que les étudiants prennent eux-mêmes les rdv avec toi, selon tes dispo.

  • EN CAS DE DESISTEMENTS ETUDIANTS PROMO 4 1/2

    En cas de désistement d'étudiants de la promo 4, il faudra mettre à jour :
    - La liste et le tableau des étudiants dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 4 - 2024-2026"
    - Le tableau des adhérents d'APRIL INTERNATIONAL et le leur renvoyer (cf. "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Assurance")
    - La liste des étudiants pour la DRI et le leur renvoyer (cf. Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\MoveOn\Promo n°4)

  • EN CAS DE DESISTEMENTS ETUDIANTS PROMO 4 2/2

    En cas de désistement d'étudiants de la promo 4, il faudra aussi mettre à jour :
    • l'OUTIL ERASMUS MUNDUS (cf. accès dans répertoire papier secrétariat dans les "E") - Cf. Ricard avant modifications
    • le tableau "Updated MIR scholarship quota 04.06.2024" dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Sélection et Admission" -le tableau "RECAP STUDY TRACK - 06.06.2024" dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students"

  • GRADUATION INTAKE 2 - 1/6

    Contacter les universités partenaires pour demander les RN officiels 2023/2024 de la promo 2 ou à quelle date ils nous les enverront :
    UJI : Josefa Ramos jestall@uji.es avec Pedro Sanz en cc sanzp@uji.es
    IST : Bruno ou Rossela erasmusmundus@tecnico.ulisboa.pt avec Pedro Batista en cc pbatista@isr.tecnico.ulisboa.pt NTNU : Andreas Noteng andreas.noteng@ntnu.no avec Martin Ludvigsen en cc
  • Period: to

    REGISTRATION PROMO 4 - RDV administratif de rentrée au secrétariat MIR

    Recevoir les étudiants individuellement pour un rdv administratif afin de les rencontrer, imprimer et compléter les attestations d'arrivée en France, récupérer les pièces manquantes au dossier signalées par Claire Nonjon et infos manquantes pour le suivi péda. (adresse en France, date d'arrivée en France, n° tél FR si existant, faire signer la fiche de droit à l'image, etc. cf. modèle doc rdv admin.+ attestation dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 4 - 2024-2026\REGISTRATION 2024-2025")

  • REGISTRATION PROMO 3 - Inscription administrative promo 3 1/3

    Contacter les secrétariats/admins responsables des étudiants MIR dans les universités partenaires pour demander de confirmer l'inscription de la promo MIR n° 3 et les "study plans" individuels (= fiche IP):
    - Josefa Ramos à UJI (jestall@uji.es) avec Prof. Pedro Sanz en cc (sanzp@uji.es)
    - Bruno ou Rossela à IST (erasmusmundus@tecnico.ulisboa.pt) avec Prof. Pedro Batista en cc (pbatista@isr.tecnico.ulisboa.pt)
    - Andreas Noteng à NTNU (andreas.noteng@ntnu.no) avec Prof. Martin Ludvigsen en cc

  • GRADUATION INTAKE 2 - 2/6

    Une fois les RN officiels 2023/2024 de la promo 2 reçus, les enregistrer ici "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 2 - 2022-2024\M2", et saisir les notes dans APOGEE en les remettant sur /20. Pour NTNU, cf. fichier "Equivalence notes UTLN - NTNU" dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Notes\Intake 2 - 2022-2024\2ème année - 2023-2024".

  • REGISTRATION PROMO 3 - Inscription administrative promo 3 2/3

    Contacter la promo 3 et leur demander de te transmettre leur attestation CVEC 2024/2025 pour la ré-inscription administrative UTLN.

  • REGISTRATION PROMO 4 - Demande inscription administrative à Claire Nonjon

    A la suite des rdv admin individuels avec les étudiants de la promo 4, demander à Claire d'inscrire officiellement les étudiants dont le dossier est complet (MAJ le tableau de suivi excel dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 4 - 2024-2026\REGISTRATION 2024-2025" et l'envoyer à Claire avec le mail). Demander l'inscription admin des étudiants AUTOFINANCES, seulement si le 2ème paiement des frais de participation au MIR a été reçu par l'agence comptable UTLN.

  • GRADUATION INTAKE 2 - 3/6

    Nous allons organiser au moins 1 jury de délivrance du diplôme de M2 parcours (parcours "Study track" 1 à UJI, 2 à NTNU et 3 à IST) afin de diplômer les étudiants au plus vite. Ainsi, dès que les notes sont saisies, il faut contacter Vincent H. pour organiser un jury de délivrance du diplôme de M2 et éditer le PV pour les étudiants concernés. Une fois le jury passé, il faudra scanner le PV de jury signé et passer à "T" sur APOGEE dans les délibérations du M2 et éditer la liste de résultats.

  • GRADUATION INTAKE 2 - 4/6

    Attention, une fois le jury passé, afin de saisir les nouvelles notes reçues pour les autres étudiants, il faudra repasser les délibérations à "E" pour le M2 MIR sinon la saisie sera impossible et repasser à "T" une fois le jury passé et ainsi de suite.
    Contacter ensuite le bureau des diplômes. Le mail "MAIL BUREAU DES DIPLOMES POUR DIPLOMATION PROMO 2 04.06.2024" est disponible dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\DIPLOMA".

  • REGISTRATION PROMO 4 - Certificats d'inscription et cartes étudiantes

    Une fois officiellement inscrits administrativement, Claire enverra par mail les certificats d'inscription de l la promo 4. Les transmettre individuellement aux étudiants et quand disponibles, récupérer les originaux des certifs d'inscription et les cartes étudiantes auprès de Claire à la DEVE et les distribuer en main propre aux étudiants.

  • INSURANCE - Contacter APRIL INTERNATIONAL si besoin

    S'il y a eu des désistements au sein de la promo 4 depuis juin 2024, MAJ le tableau "Tableau adhérents - Loader 2024 - JUIN 2024" dans le NAS "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Assurance" et l'envoyer à April International à groupinsurance.expat@april-international.com avec Hafsia.DURAND@april.com en cc, et signaler dans le corps du mail les étudiants à radier (avec date de radiation).

  • GRADUATION INTAKE 2 - 5/6

    Une fois les documents reçus du bureau des diplômes, envoyer les documents aux étudiants concernés dans des mails individuels (cf. modèle mail "Modèle mail individuel étudiant diplomation" du 06/02/2024 dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\DIPLOMA".
    A transmettre : 1) attestation de réussite de l'étudiant + doc générique dispo dans le même dossier sous NAS ; 2) RN UTLN avec doc générique dispo dans le même dossier ; 3) Annexe descriptive UTLN.

  • Envoyer email UTLN et login UTLN des étudiants de la promo 4 au LIS

    Envoyer email UTLN et login UTLN des étudiants de la promo 4 à Sébastien BOUTELIER du LIS (sebastien.boutelier@lis-lab.fr) avec Ricard Marxer en cc

  • GRADUATION INTAKE 2 - 6/6

    POUR INFO : concernant le "MIR Joint Diploma Supplement", annexe descriptive conjointe MIR (UTLN, UJI, IST et NTNU) rédigée en anglais, c'est à la secrétaire de les préparer. Tu trouveras les modèles pour la promo 1 ici "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 1 - 2021-2023\M2\JOINT DIPLOMA SUPPLEMENT". Comme c'est fastidieux (saisie des notes à la mains) et demanderait plus d'explication, il a été convenu avec Ricard que je m'occuperai de les éditer et de les envoyer à la promo 2 à mon retour.

  • MAJ LISTE ETUDIANTS PROMO 4 + TABLEAU PROMO 4 AVEC ADRESSE UTLN

    MAJ la liste des étudiants et le tableau des étudiants de la promo 4 avec les mails UTLN dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 4 - 2024-2026".

  • REGISTRATION PROMO 3 - Inscriptions administratives promo 3 3/3

    Après avoir récupérer les attestations CVEC des M2 ISC-MIR et avoir obtenu la confirmation d'inscription de la promo 3 à UJI, NTNU ou IST et les study plans, envoyer à Claire Nonjon les attestations CVEC pour finaliser leur inscription administrative en M2 ISC-MIR pour 2024/2025. Puis envoyer aux étudiants par mail individuel les certificats d'inscriptions et les ranger sous NAS dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Intake 3 - 2023-2025\M2\Registration UTLN 2024-2025".

  • MAILS ENSEIGNANTS - INFOS PROMO 4

    ECRIRE AUX ENSEIGNANTS DU MIR et transmettre la liste à jour des étudiants + le trombinoscope (quand disponible).

  • TUTORING - Demander à Ricard d'attribuer des tuteurs aux étudiants de la promo 4

  • TURORING - EMAIL PROMO 4 + TUTEURS EN CC

    Envoyer un mail à la promo 4 avec les tuteurs en cc concernant le tutorat. Cf. mail envoyé par mir1 à Intake 3 du 25/09/2023 et en pdf dans "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Tutoring".

  • MAJ groupes TP sur Hyperplanning 24/25

    Une fois les inscriptions administratives réalisées et lorsque les étudiants apparaissent bien sur HP, les répartir dans les groupe de TP "M1 ISC-MIR TP Groups" (cf. vidéo : https://www.index-education.com/fr/tutoriels-video-hyperplanning-2017-149-affecter-les-etudiants-aux-promotions-td-options.php) la première moitié dans "Group 1" et la seconde dans "Group 2".

  • REGULATIONS - Envoi règlement des études aux promo 3 et 4

    Envoyer règlement des études 2024-2025 et MIR Handbook 2024-2005 aux promo 3 et 4 (cf. collègues pour MAJ Handbook) et Règlements des études en fonction de la nouvelle offre de formations. Si pas de changements par rapport à 2023/2024 (idem règlement 2022/2023), cf. NAS "Y:\Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Réglements des études\2022-2023".Cf. exemple le même dossier.
  • Period: to

    SAGHE 24/25 - PASSAGE EN REALISE

    Validation mensuelle (ou toutes les semaines de préférence) des heures réalisées par les vacataires ou doctorants contractuels (passer les lignes de « prévisionnel » à « réalisé »). Attention au calendrier de paie et date limite de passage en « réalisé » des lignes. Pour obtenir le tableau, demander à M. MATHIEU Anthony anthony.mathieu@univ-tln.fr de vous rajouter à la liste de diffusion : saghegestionnaires@univ-tln.fr.

  • MAJ groupes de FLE (si existants) sur Hyperplanning 24/25

    En fonction du nouvel enseignant de FLE, mettre à jour les groupes de FLE si existants sur HP. Sur la version HP 2023-2024, il existe 4 groupes de FLE dans "Planning - Promotions - Afficher les étudiants" : Group A1, A2, B1 et B2. Je ne me sers véritablement que des groupes A1 et A2 car les cours des B1 et B2 ayant lieu le jeudi après-midi, je ne les fait pas apparaitre sur le planning (les jeudi après-midi sont libres en principe).
  • Period: to

    APOGEE - IP promo 3 et 4

    Procéder aux IP (inscriptions pédagogiques) des étudiants des promo 3 (cf; study plans récupérés auprès des 3 universités partenaires UJI, NTNU et IST) et promo 4 (tu pourras modifier plus tard qui participe aux cours de FLE, anglais, ainsi que le choix du cours électif du semestre 2) sur APOGEE pour 2024/2025. Si tu as besoin d'aide, tu peux contacter Julien Chagnon (Service des Outils de Gestion) et/ou Agnès Moscardini (DAS CAMPUS).

  • INTERNSHIP - Envoyer infos stage M1 et M2 aux promos 3 et 4

    Mettre à jour docs procédures "YEAR 1 OPTIONAL INTERNSHIP - info + procedure 2023" et YEAR 2 THESIS-INTERNSHIP - INFORMATION 2023-2024", ainsi que les conventions de stage pré-remplies "Pre-filled UTLN Internship agreement YEAR 1- 2023-2024" et "Pre-filled UTLN Internship agreement YEAR 2- 2023-2024" sous le NAS dans "Y:\Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Stage" et envoyer la procédure aux promo 3 et 4 (cf. ex. mail 'EXEMPLE MAIL INFOS STAGE 2023").

  • VISITING SCHOLARS - Contacter les profs. invités boursiers

    Contacter les profs invités boursiers (cf. tableau des profs invités boursiers dans "Erasmus Mundus MIR\Financier\Professeurs invités boursiers\Versement 24 -25") pour connaitre leur disponibilités. Pour cela, leur envoyer le document "Visiting scholars stay scheduling" (à METTRE A JOUR) disponible dans "Erasmus Mundus MIR\MIR human resources\2024-2025\Contrats professeurs invités-Visiting scholar contracts". Cf. "Exemple mail professeurs invités boursiers" envoyé en 2023" dans le même dossier.

  • EMPLOI DU TEMPS SEMESTRE 2 24/25 2/2

    Si besoin du bassin à houle (salle X051 sur HP), en particulier pour les TPs du cours de "Marine Mechatronics"), toujours demander à Ingrid DESCAREGA ingrid.descarega@univ-tln.fr et Aïmed AJROUD aimed.ajroud@univ-tln.fr si c'est OK (même si le bassin est disponible sur HP). Si besoin, voir Vincent Hugel.

  • MOODLE - MIR Modules evaluation by students - Year 1 - Semester 1

    Envoyer un mail aux étudiants (cf. modèle mail dans "Erasmus Mundus MIR\EACEA - Erasmus+\Quality assurance\Student feedback\Module and study track evaluation\Intake 4") pour qu'ils évaluent les modules du 1er semestre dans MOODLE, dans le cours "MIR students feedback", puis "MIR Students' course evaluation (Year 1 Semester 1)".

  • VISITING SCHOLARS - Placement cours dans Hyperplanning et édition contrat

    Une fois les disponibilités des profs. invités reçues, placer les cours dans Hyperplanning, éditer les contrats de profs. invités 2024-2025 et les leur envoyer pour signature avec une copie écran de leur planning sur Hyperplanning (préciser les horaires dans le mail). Pour éditer les contrats, modifier les docs dispo dans "Erasmus Mundus MIR\MIR human resources\2024-2025\Contrats professeurs invités-Visiting scholar contracts" en vérifier les infos perso dispo dans les contrats pdf. 2023-2024.
  • Period: to

    EMPLOI DU TEMPS SEMESTRE 2 24/25 1/2

    A partir du fichier "Suivi heures enseignement M1 MIR 2024-2025" disponible sous le NAS MIR dans "MIR human resources\SAGHE - Suivi heures enseignement", contacter les intervenants et créer l'EDT sur HP. Important:
    - SEJOUR PROFS INVITES
    - MUTUALISATIONS
    - Les jeudi après-midi sont libres
    - Congés
    - Pas de cours avant 14h30 le vendredi après-midi
    - créneaux de FLE
    - 15min de pause si changement de bâtiment
    - 15min de pause au milieu d'un cours à partir de 3h
    CONTACT: Ingrid Descarega - SeaTech

  • SAGHE 24/25 - Passage en réalisé et relance recrutement des vacataires/suivi des dossiers

    Passer les lignes de cours terminées en "réalisé" et relancer les recrutements vacataires pour le semestre 2 (s'assurer que les dossiers avancent).

  • Cf. collègues MIR pour décider de si on organise un petit buffet de fin d'année avec la promo 4 avant les vacances

    Cf. collègues MIR pour décider de si on organise un petit buffet de fin d'année avec la promo 4 avant les vacances - Si oui, cf. DirTimp pour devis, et si validation du devis/Ricard, cf. DirTimp pour passer la commande.
  • Period: to

    INTERNSHIP - assistance pour le remplissage des conventions de stage + vérification + mise à la signature via Corinne Muscatelli

  • ARRET DES NOTES S1 2024/2025 (promo 4)

    Définir date arrêt des notes semestre 1 avec Vincent Hugel, puis en informer les enseignants concernés du S1.
  • Period: to

    SAISIR NOTES S1 2024/2025 PROMO 4 DANS APOGEE

    SAISIR NOTES S1 2024/2025 PROMO 4 DANS APOGEE SI RECUES ET RANGER LES FICHIERS DE NOTES DANS "Erasmus Mundus MIR\MIR students\Gestion pédagogique + student support services\Notes\Intake 4 - 2024-2025\Semestre 1"

  • RAPPEL - MOODLE - MIR Modules evaluation by students - Year 1 - Semester 1

    Rappeler aux étudiants d'évaluer les cours sur MOODLE avant le 31/01/2025.

  • INFOS SYMPOSIUM MIR 2025

    DES QU'ON A LES INFOS SUR LE SYMPOSIUM MIR 2025, PARTAGER LES INFOS EN ACCORD AVEC LES COLLEGUES MIR, AUX PROMO 3 ET 4 POUR QU'ILS RESERVENT LOGEMENT ET TRANSPORT.

  • Retour Célia : tâches à ne pas oublier

    • POINT AVEC MARIE POUR LE REMPLACEMENT
    • EDITION DES JOINT DIPLOMA SUPPLEMENT POUR LA PROMO 2
    • SAISIE NOTES S1 PROMO 4
    • EDITION PV S1 PROMO 4
    • DEMANDE INFOS THESE PROMO 3 AUX PARTENAIRES
    • ENVOIE PARTICIPATION SYMPOSIUM AUX AUTOFINANCES
    • RAPPEL PAIEMENT FRAIS M2 AUTOFINANCES
    • ENVOIE INFOS ANNEE 2 ET VISA PROMO 4
    • ODM SYMPOSIUM ?
    • CF. SI PLANNING S2 TERMINE
    • CF. SI DOSSIERS SAGHE COMPLETS
    • MAJ IP PROMO 4 (CHOIX COURS ELECTIFS)
    • MAILS NON TRAITES Etc.